ПОРЯДОК РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН, ИНДИВИДУАЛЬНЫХ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЕЙ И ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ
1. Письменные обращения и бумажные копии электронных обращений не позднее чем в следующий за днем регистрации рабочий день передаются ответственным специалистом на рассмотрение директору дома-интерната.
2. Поручения директора по рассмотрению обращений излагаются в форме резолюций. Резолюция, как правило, оформляется на отдельном листе, прилагается к обращению и является его составной частью. Резолюции присваивается регистрационный номер обращения с указанием даты ее подписания.
На обращениях не должно быть более одной резолюции. Последующие резолюции должностных лиц допускаются, если в них детализируется порядок исполнения поручения.
3. Резолюции директора дома-интерната должны содержать четкие и конкретные указания исполнителю (исполнителям) о порядке рассмотрения обращения, направлении или подготовке ответа заявителю.
В случаях, когда резолюцией директора дома-интерната определено несколько исполнителей, лицом, ответственным за подготовку заявителю ответа по существу и направление ответа, является первый исполнитель, если в резолюции не указано иное.
4. Проекты резолюций подготавливаются ответственным специалистом.
5. При подготовке проектов резолюций ответственный специалист руководствуется положениями о структурных подразделениях дома-интерната.
6. Решение о направлении обращений, содержащих информацию о готовящемся, совершаемом или совершенном преступлении либо ином правонарушении, в соответствующие правоохранительные или другие государственные органы принимает директор дома-интерната. Данное решение оформляется в форме резолюции.
7. По письменному, электронному обращению директором дома-интерната принимается одно из следующих решений:
о рассмотрении обращения по существу в доме-интернате;
о направлении обращения на рассмотрение в государственные органы, организации в соответствии с их компетенцией;
об оставлении обращения без рассмотрения по существу;
о прекращении рассмотрения обращения по существу в случае отзыва заявителем обращения;
о принятии обращения к сведению.
8. Письменные обращения, в которых обжалуются судебные постановления, не позднее пяти рабочих дней возвращаются отделом (структурным подразделением комитета) заявителям с разъяснением им порядка обжалования судебных постановлений.
9. Направление в государственные органы, организации письменных, электронных обращений с сопроводительными письмами, ответов и уведомлений заявителям осуществляется ответственным специалистом дома-интерната, рассматривающими обращения, на их почтовые адреса, адреса электронной почты, а в случае отсутствия сведений об электронных адресах бумажные копии электронных обращений, сопроводительные письма к ним направляются простым почтовым отправлением.
10. Рассмотрение по существу письменных, электронных обращений, направленных в государственные органы, организации в соответствии с их компетенцией, может быть поставлено на контроль в доме-интернате по решению директора.
11. Основанием для постановки на контроль письменных, электронных обращений могут являться содержащиеся в них:
сообщения о нарушении прав, свобод и (или законных интересов заявителей;
сообщения о нарушениях актов законодательства, недостатках в работе организаций (должностных лиц);
ходатайства о содействии в поддержке социально уязвимых категорий граждан;
вопросы по общественно значимым проблемам;
иные сведения.
На контроль ставятся все повторные обращения, а также коллективные обращения тридцати и более граждан.
12. Все письменные обращения и бумажные копии электронных обращений после рассмотрения директором дома-интерната возвращаются ответственному дома-интерната.
13. Письменные обращения в оригинале (копии), бумажные копии электронных обращений с резолюциями директора дома-интерната направляются ответственным дома-интерната в структурные подразделения дома-интерната.
14. Решение об оставлении обращений без рассмотрения по существу принимается директором дома-интерната на основании заключений, подготовленных структурными подразделениями дома-интерната в соответствии с их компетенцией.
В течение пяти рабочих дней заявителю при наличии данных о его месте жительства (месте пребывания) и (или) месте работы (учебы) либо месте нахождения, направляется письменное уведомление об оставлении обращения без рассмотрения по существу с указанием причин принятия такого решения и ему возвращаются оригиналы документов, приложенных к обращению, за исключением случаев:
если с заявителем прекращена переписка по изложенным в обращении вопросам;
если обращение анонимное;
если замечание и (или) предложение, внесенные в книгу замечаний и предложений дома-интерната не относятся к деятельности дома-интерната.
15. Заключение с проектом уведомления заявителя в течение пяти дней рабочих дней со дня, следующего за днем регистрации обращения, передается структурным подразделением дома-интерната, рассматривающим обращение, директору дома-интерната для принятия решения об оставлении обращения без рассмотрения по существу, которое излагается в форме резолюции.
16. В случае получения письменного, электронного заявления об отзыве заявителем своего письменного или электронного обращения решение о прекращении рассмотрения принимается директором дома-интерната. Решение оформляется в виде резолюции и направляется в структурное подразделение дома-интерната, рассматривающего обращение, которое возвращает заявителю оригиналы документов приложенных к обращению.
17. Ответы заявителям не направляются по обращениям, принятым к сведению директором дома-интерната, которые не содержат каких-либо рекомендаций, требований, ходатайств, сообщений о нарушении актов законодательства, недостатках в работе организаций, либо при наличии в них только благодарности.
18. Решение о том, что анонимное обращение не подлежит рассмотрению, принимается директором дома-интерната.
19. Обращения, поступившие в дом-интернат с предписаниями, берутся отделом на особый контроль.
20. При рассмотрении обращений, в которых обжалуются ответы на обращения и решения по обращениям, данные (принятые) директором дома-интерната, директор по результатам проверки сведений, содержащихся в обращении заявителя, при наличии оснований для положительного решения изложенных в обращении вопросов, выдает обязательное для исполнения предписание о надлежащем решении этих вопросов (далее – предписание).
21. Предписание, выдаваемое директором, уведомление заявителю о его направлении подготавливаются структурным подразделениями дома-интерната, которым поручено рассмотрение обращения.
22. Предписание оформляется по форме согласно приложению 2. В предписании отражается обязательность разрешения вопроса по существу, причины, по которым изложенный вопрос может быть решен положительно, а также может устанавливаться срок его исполнения.
Предписание за регистрационным номером обращения направляется простым почтовым отправлением или с использованием средств электронной связи.
23. Организации, рассматривающие предписания, должны исполнить его в указанный в предписании срок, но не позднее одного месяца и в течение трех рабочих дней сообщить об этом в дом-интернат с указанием сведений о направлении информации заявителю, а также направить ответ заявителю.
24. Обращения рассматриваются в сроки, установленные статьей 17 Закона, течение которых начинается со дня, следующего за днем регистрации обращения в доме-интернате.
Директором дома-интерната, исходя из объема разрешаемых вопросов, может устанавливаться сокращенный срок рассмотрения обращения.
25. Контрольный срок рассмотрения обращения в 15 календарных дней (если руководством дома-интерната не определен иной срок).
26. При необходимости рассмотрения письменного, электронного обращения с учетом его дополнительного изучения и проверки, запроса дополнительных материалов, выезда на место обращение рассматривается не позднее одного месяца со дня, следующего за днем регистрации обращения в доме-интернате.
27. В случае необходимости исполнитель до истечения пятнадцатидневного контрольного срока рассмотрения обращения сообщает о мотивах изменения контрольного срока ответственному.
В этом случае контрольный срок может быть продлен ответственным с обязательным внесением изменений контрольного срока в соответствующую регистрационно-контрольную форму. При отсутствии информации исполнителя о необходимости продления срока рассмотрения обращения до месяца их руководителям направляются сообщения о пропуске контрольного срока.
28. Срок рассмотрения обращения, определенный директором дома-интерната, может быть продлен по решению директора на основании письменного ходатайства исполнителя.
Уведомление о продлении контрольного срока рассмотрения обращения (до одного месяца) заявителю не направляется.
29. В случае, если для решения изложенных в обращении вопросов необходимо совершение определенных действий (выполнение работ, оказание услуг), получение информации из иностранного государства в сроки, превышающие месячный срок, решение о продлении срока рассмотрения обращения принимается директором дома-интерната на основании письменного ходатайства исполнителя.
30. Письменное уведомление о причинах превышения месячного срока и сроках совершения определенных действий (выполнение работ, оказание услуг) или сроках рассмотрения обращения направляется заявителю не позднее одного месяца со дня, следующего за днем поступления обращения в дом-интернат.
49. Об изменении срока рассмотрения обращения исполнитель информирует ответственного для внесения соответствующих изменений в регистрационно-контрольную форму.
50. Коллективные обращения тридцати и более заявителей по вопросам, входящим в компетенцию дома-интерната, рассматриваются с выездом на место, если иное не вытекает из этих обращений. Выезд на место оформляется актом.
51. При рассмотрении повторного обращения исполнители обязаны установить его причины и в случае, если они вызваны нарушением установленного порядка рассмотрения предыдущего обращения, принять необходимые меры по восстановлению нарушенных прав, свобод и (или) законных интересов заявителя, внести предложения о привлечении виновных лиц к ответственности.
52. Повторные обращения, в том числе внесенные в книгу замечаний и предложений дома-интерната, не содержащие новых обстоятельств, имеющих значение для рассмотрения обращения по существу, признаются директором дома-интерната необоснованными на основании заключений, подготовленных структурными подразделениями дома-интерната.
53. Решение о прекращении с заявителем переписки и оставлении обращения без рассмотрения по существу принимается директором дома-интерната. Заявитель письменно уведомляется о том, что его повторное обращение необоснованно и переписка с ним по данному вопросу прекращается.
54. При поступлении повторного обращения от заявителя, переписка с которым прекращена, решение об оставлении обращения без рассмотрения по существу принимается директором дома-интерната без уведомления об этом заявителя.
55. В случае, если повторное обращение поступило в дом-интернат из государственного органа, организации и поставлено им на контроль, структурным подразделением дома-интерната, ответственным за рассмотрение обращения, подготавливается информация о том, что с заявителем прекращена переписка, с приложением копии ответа заявителю на обращение по существу.
56. В ответах заявителю, систематически направляющему в дом-интернат необоснованные обращения, а также обращения, содержащие заведомо ложные сведения, могут быть даны разъяснения статьи 19 Закона.
57. Письменные, электронные обращения считаются рассмотренными по существу, если рассмотрены все изложенные в них вопросы, при необходимости приняты надлежащие меры по восстановлению нарушенных прав, свобод и (или) законных интересов заявителей и им направлены письменные ответы.
58. Письменные ответы на письменные, электронные обращения должны соответствовать требованиям, установленным пунктом 1 статьи 18 Закона.
59. Регистрация поступающих в дом-интернат ответов (уведомлений, информаций) по обращениям осуществляется ответственным путем проставления регистрационного штампа на лицевой стороне первой страницы документа, как правило, с правой стороны, с указанием даты поступления документа и номера обращения (поручения).
60. По каждому случаю нарушения порядка рассмотрения обращения в подведомственных организациях директором дома-интерната руководителю организации направляется представление о привлечении в установленном порядке к дисциплинарной ответственности работников, виновных в нарушениях, либо в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь, принимается решение о привлечении к дисциплинарной ответственности руководителей организаций.
61. За отказ в приеме обращения гражданина, индивидуального предпринимателя или юридического лица, либо нарушение установленных сроков рассмотрения такого обращения, либо непринятие в пределах своей компетенции мер по восстановлению нарушенных прав, свобод и (или) законных интересов заявителя а так же отсутствие книги замечаний и предложений или не предъявление книги замечаний и предложений по первому требованию гражданина, предусмотрена ответственность на основании ст. 10.10 КоАП Республики Беларусь.
62. Письменные ответы (уведомления) заявителям на письменные обращения, в том числе внесенные в книгу замечаний и предложений дома-интерната, ответы на электронные обращения, рассматриваемые в доме-интернате, ответы в государственные органы, организации по поставленным на контроль обращениям, в том числе поступившим в дом-интернат с предписаниями, визируются ответственным исполнителем (исполнителями), заместителем директора дома-интерната, руководителями структурных подразделений по курируемым направлениям деятельности и подписываются директором дома-интерната.
63. Документы для визирования в случаях, предусмотренных настоящей Инструкцией, представляются должностным лицам не позднее трех рабочих дней до истечения срока рассмотрения обращения, предписания, представления, поручения.
64. В случае, если по результатам решения изложенных в обращении вопросов на оригинале обращения либо в книге замечаний и предложений дома-интерната заявителем сделана запись о совершении необходимых действий (выполнении работ, оказании услуг) или составлен отдельный документ, подтверждающий совершение этих действий, ответ заявителю может не направляться.
65. В ответах, направленных в государственные органы, организации, по поставленным на контроль обращениям указываются сведения о направленном ответе (уведомлении) заявителю о результатах рассмотрения обращения, отметка об исполнителе.
66. Ответы заявителям оформляются согласно Государственному стандарту Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
67. Датой ответа заявителю является дата его подписания.
Подписывается два экземпляра ответа. В материалах по рассмотрению обращения остается второй экземпляр ответа заявителю.
Ответы на электронные обращения, направляемые на адрес электронной почты заявителя, подписываются в одном экземпляре и остаются в делопроизводстве дома-интерната.
68. Обращения и документы, связанные с их рассмотрением, возвращаются в отдел.
69. Ответу (уведомлению) на обращение, в том числе на замечание и (или) предложение, внесенное в книгу замечаний и предложений дома-интерната, присваивается регистрационных индекс обращения (замечания и (или) предложения, внесенных в книгу замечаний и предложений дома-интерната).
70. Письменные ответы (уведомления) на письменные, электронные обращения, подписанные директором дома-интерната, направляются заявителям структурными подразделениями дома-интерната, рассматривавшими обращение, простым почтовым отправлением или в электронном виде на адрес электронной почты заявителя в день подписания либо в первый, следующий за ним, рабочий день.
71. В случаях, когда по результатам рассмотрения изложенных в обращениях вопросов приняты решения о совершении определенных действий (выполнении работ, оказании услуг), обращения ставятся на контроль по решению директора дома-интерната.
72. Контроль за соблюдением установленных сроков выполнения решений, принятых по результатам рассмотрения обращений, предписаний осуществляется ответственным.
73. Ответственность за выполнение решений, принятых по результатам рассмотрения обращений, возлагается на заместителя директора дома-интерната и руководителей структурных подразделений комитета.
74. Контроль за рассмотрением обращений завершается, если все поставленные в них вопросы рассмотрены, приняты необходимые меры и заявителям даны ответы в письменной, устной или электронной форме, а также направлены уведомления в порядке, установленном в статьях 10, 15, 21 Закона.
75. Решения о снятии с контроля обращений, поступивших в дом-интернат, принимаются директором дома-интерната.
Обращение, по которому директором дома-интерната выдавалось предписание, может быть снято с контроля только после получения домом-интернатом информации о его исполнении.
76. По результатам рассмотрения обращений, поставленных в доме-интернате на контроль на основании поручений государственных органов (должностных лиц), предписаний направляются информации в данные органы (данным должностным лицам) в установленные ими сроки, при отсутствии установленного срока − в сроки, установленные директором дома-интерната.
77. Сведения о ходе рассмотрения обращений заявителей, изменении сроков рассмотрения обращений, результатах их рассмотрения, о выдаче предписания, представления и их исполнении должны точно и своевременно отражаться в соответствующих регистрационно-контрольных формах ответственным.
Сведения о ходе и результатах рассмотрения замечаний и (или) предложений, внесенных в книгу замечаний и предложений дома-интерната, своевременно вносятся в указанную книгу лицом, ответственным за ее ведение и хранение.
78. На каждом обращении после окончательного рассмотрения поставленных в нем вопросов проставляется отметка об исполнении и направлении его в дело, указывается дата и подписывается директором дома-интерната.
В случае отзыва заявителем своего обращения отметка об исполнении и направлении его в дело проставляется на его заявлении об отзыве своего обращения, поданном в письменной или электронной форме (его копии на бумажном носителе).
После рассмотрения вопросов, изложенных в книге замечаний и предложений дома-интерната, на копии ответа заявителю, остающейся в делопроизводстве дома-интерната, проставляется отметка об исполнении и направлении в дело.
